Procédure d’instruction de dossier à IBA Management

I-  Etapes Préliminaires

Cette phase consiste à établir l’entrée en relation entre le conseil et son client.

Elle peut découler de prospection systématique des entreprises et institutions susceptibles de générer des opérations de financement.

Elle peut également résulter  d’une initiative du client, d’un prescripteur, à la suite d’une consultation restreinte, ou de celle du conseil financier.

Le conseil, pour mener à bien sa mission a besoin de collecter de la documentation dont l’examen permet de cerner les contours de l’opération qui l’objet de conseil.

Il est nécessaire que le client adresse une requête d’assistance, qui est le fait générateur de la mission de conseil.

Les documents obligatoires pour la conduite de la mission sont les suivantes :

Requête officielle de financement

Etude de faisabilité technique et économique

Rapport d’étude technique détaillée (études techniques, études d’impact environnemental et social)

Plan d’affaires ou une étude de faisabilité détaillée de l’opération couvrant les aspects justification et marché, organisation et gestion, aspects techniques, financiers et économiques ;

Dans le cadre d’une entreprise existante, le rapport d’activité et les états financiers certifiés des 5 dernières années ;

Les statuts et autres textes de base ;

Toutes autres informations jugées pertinentes pour l’analyse de l’opération (génie civil et architecture)

Si le client ne dispose pas tous les documents ci-dessus cités, il commet le cabinet pour la rédaction desdits documents.

Cette batterie d’études permet d’identifier en outre, les moyens (matériels, humains, organisationnels et financiers) à déployer et de formuler une opinion objective sur la qualité du projet. Une étude de faisabilité rigoureuse débouche inexorablement sur un Plan d’Affaires précis et documenté.

Une analyse préalable de la documentation reçue, fait apparaître les principales caractéristiques de l’opération, notamment sa justification, la situation financière du client, la rentabilité prévisionnelle de l’opération, les problèmes en suspens et les piste de solution relatives à ces problèmes.

L’objectif de cette analyse préalable vise à marquer un intérêt à poursuivre l’instruction du dossier soumis au cabinet conseil.

Dans le cas d’une décision favorable à la poursuite de l’instruction, il est automatiquement adressé une lettre de manifestation d’intérêt pour l’opération. Cette lettre doit être sous réserve de dues diligentes concluantes.

Il concerne toutes les « diligences » qu’il est « raisonnablement » nécessaire d’effectuer avant la conclusion d’une quelconque transaction commerciale (acquisition, vente, prise de parts…). En relation avec les intérêts de la partie concernée, il s’agit d’identifier les aspects les plus sensibles d’une opération et d’en confier l’examen à une équipe d’experts (financier, juriste, ingénieur…) de manière à éviter toute asymétrie dans l’information.

A cette étape du processus, les deux parties échangent régulièrement des informations au sujet de l’opération, font des visites de chantier.

Dans le cadre de la poursuite de l’instruction de l’opération se conseil, et avant la signature de la convention pour formaliser l’instruction, des TDR sont élaborés par le conseil et soumis à l’avis préalable du client.

Un calendrier indicatif de conduite de mission fait également partie intégrante de ces TDR.

C’est la phase charnière de l’opération, dont les résultats conditionneront la poursuite de l’instruction ou de son arrêt.

Elle requiert une organisation pragmatique pour permettre aux membres de l’équipe projet de collecter la documentation sur l’opération et sur le client, d’obtenir les réponses précises et de réunir toutes les informations concourant à l’émission d’un avis sur la poursuite de l’opérations. Les aspects ci-après sont à couvrir lors de l’investigation de la mission :

L’environnement sectoriel, le marché et la justification de l’opération

La description des investissements à financer

L’organisation et la gestion

Les perspectives et les projections financières

Les caractéristiques de l’opération

Le cadre juridique et réglementaire.

Les conclusions de la mission de due diligence sont actées par un rapport ou une note d’information qui reste en parfaite cohérence avec le TDR validé par le client. Ce rapport fait également des recommandations également des recommandations quant à la poursuite, la suspension provisoire ou le rejet du dossier.

II-  Acceptation de la mission et Elaboration du mandat

L’intervention d’une mission d’assistance et de conseil financier par IBA Management est matérialisée par l’entremise d’un mandat de conseil, document contractuel concernant les modalités et conditions d’intervention du cabinet. A ce titre, le mandat détermine l’objet de la mission de même que les obligations contractuelles du mandant et du mandataire.

Après toutes les négociations achevées, les positions des parties harmonisées et prise en compte dans le mandat, mandant et mandataire procèdent à la signature du mandat.

Cette procédure est valable qu’il s’agit des mandats :

  • Dans le cadre d’une mission d’arrangement de financement
  • Dans le cadre d’une mission de cession d’entreprise ou d’ouverture de capital
  • Dans le cadre d’une restructuration d’entreprise